Conciliação Bancária Automática
A Conciliação bancária automática é feita através de um arquivo que contém o extrato da conta em um determinado período. Após fazer o upload do arquivo, o sistema irá procurar por documentos lançados no sistema que tenham as mesmas informações (data e valor) dos documentos existentes no arquivo. Os documentos localizados no sistema serão sugeridos para serem conciliados. A figura 1 ilustra a tela de conciliação bancária automática, após o upload de um arquivo. Observe que há duas tabelas de documentos:
- A tela da esquerda lista os documentos do banco importados através do arquivo
- A tela da direita lista os documentos cadastrados no sistema, conforme o filtro informado.
Figura 1
Os registros com o fundo laranja claro indicam as sugestões de conciliação feitas automaticamente pelo sistema. Note que no campo Situação da tabela da esquerda, o mesmo encontra-se como “Sugerido” e informando o número do documento financeiro do sistema com o qual o mesmo está sendo sugerido. Para identificar com qual registro o sistema fez a sugestão, basta apontar o cursor sobre este campo e o mesmo apresentará na tabela da direita, como pode ser visto na ilustração seguinte:
Figura 2
Conciliando documentos
Para conciliar os demais registros não conciliados, basta selecionar um documento do banco (na tela da esquerda) e em seguida procurar por outro documento na tela da direita que tenham as mesmas informações (data e valor) e clicar no Conciliar. Veja no exemplo a seguir:
Figura 3
Após clicar em Conciliar, o sistema irá realizar conciliação entre os documentos selecionados e os registros ficarão com o fundo verde claro.
Figura 4
Conciliação N x 1
O sistema permite conciliar vários documentos do banco com apenas um documento do sistema. No caso da figura 5, há um exemplo de dois documentos do banco de R$ 50,00 que foram conciliados com um do sistema de R$ 100,00.
Figura 5
Conciliação 1 x N
Também é permitido realizar conciliações de um documento do banco com vários documentos do sistema. Observe o exemplo a seguir, no qual há um documento do banco de R$100,00 conciliado com dois documentos do sistema de R$ 50,00.
Figura 6
Considerações importantes para realizar uma conciliação.
- Não é permitido conciliar vários documentos do BANCO com vários documentos do SISTEMA:
Figura 7
- Não é possível conciliar documentos com datas diferentes:
Figura 8
Se o documento, no sistema, estiver com uma data diferente do documento no banco, será necessário estornar o documento no sistema e lançá-lo novamente com a data correta.
Cancelar Conciliação/Sugestão
Para cancelar uma conciliação/sugestão basta selecionar um ou mais documentos nas situações Conciliado ou Sugerido e em seguida clicar no botão cancelar.
Figura 9
Após clicar no botão cancelar, o sistema irá cancelar a conciliação/sugestão e os registros voltarão para situação Não conciliado.
Alterar periodo filtrado dos documentos do sistema
O sistema disponibiliza ao usuário a possibilidade de alterar o período que foi informado anteriormente na inclusão do arquivo bancário. Esse recurso será útil caso o usuário não encontre um documento entre as datas pré-determinadas.
Para realizar uma alteração basta clicar no botão indicado e informar o novo período desejado.
Figura 10
Após informar as novas datas o usuário deve clicar no botão Pesquisar, para que o sistema realize a atualização do período no filtro.
Figura 11
Inclusão de documentos
O usuário também tem a possibilidade de incluir novos documentos no sistema a partir dos registros do banco. Para fazer isso, basta selecionar um ou mais registros do banco e clicar no botão Adicionar. Observe a figura a seguir:
Figura 12
Em seguida será apresentada uma tela onde o usuário poderá configurar os novos documentos:
Figura 13
As possibilidades de escolhas das composições dos documentos podem variar de acordo com os tipos de documentos bancários selecionados pelo usuário. Veja as possibilidades:
- Se o usuário selecionar documentos com a mesma data ele poderá escolher entre gerar apenas um lançamento totalizando todos os registros ou um lançamento para cada registro selecionado.
Figura 14
- No exemplo seguinte há vários documentos com datas diferentes. Desta maneira, para cada lançamento selecionado será gerado um novo registro.
Figura 15
Após realizar as configurações dos novos lançamentos, o usuário pode finalizar a operação clicando no botão Confirmar. Feito isso, o sistema fará a inclusão documentos e também já realizará a conciliação entre registros do banco selecionados anteriormente e os novos documentos configurados.
Confirmar Conciliação/Sugestão.
É importante ressaltar que enquanto os registros estiverem na situação Sugerido/Conciliado, não houve uma conciliação de fato. Para confirmar esses registros o usuário deve clicar no botão Confirmar Conciliação/Sugestão, que fica na parte inferior da tela. Feito isso, o sistema irá verificar os registros que estão com a situação Sugerido/Conciliado e realizar a conciliação efetivamente.
Figura 16
Os registros confirmados ficaram com o fundo azul claro.